Alle bestyrelsesmedlemmer skal:
- videresende mails af al ind- og udgående post til resten af bestyrelsen
- medvirke til løbende opdatering af funktionsbeskrivelserne
- forsvarligt opbevare alt materiale, der vedrører bestyrelsesarbejdet –herunder blandt andet referater og korrespondance.
- kommentere udkast til referater og breve samt godkende referater
- holde sig informeret om Vorupør Klit (være synlige i området)
- drage omsorg for området/beplantningen
- modtage fra medlemmer registrering af overtrædelser af lokalplanen (informere herom i bestyrelsen)
- deltage i møder med Thisted Kommune
- deltage i mægling i relation til potentielle stridspunkter mellem naboer
Formandens funktionsområde :
- foreningens ansigt udadtil med mindre andet er aftalt, eksempelvis overfor kommune, presse og advokat
- hovedkontakt til ejerforeningens medlemmer
- attestering af diverse udgiftsbilag og regninger sendt fra kassereren og på banken
- indkalde til bestyrelsesmøder
- sammensætte og udsende dagsorden til bestyrelsesmøder
- udsende indkaldelse til generalforsamling
- godkende referat fra generalforsamlinger sammen med dirigent
- arkivering af al post og referater
- udarbejde skrivelser, der relaterer til bestyrelsens beslutninger udadtil
- udsende velkomstbreve med information til nye ejere
- udarbejde checklister efter bestyrelsesmøder
- ansvar for Depotets køkkenudstyr – ansvar for udlejning
- modtage meddelelser om ejerskifter, nye adresser, telefonnumre o.l.
- opdatere medlemslister PDF til ejerne
- Opdatere medlemslisten (Masterliste) til bestyrelsens brug
Næstformandens funktionsområde :
- hvis formanden får forfald overtage nødvendige funktioner
- attestere formandens udgiftsbilag
Sekretærens funktionsområde :
- udarbejde og fremsende referat fra bestyrelsesmøder, generalforsamlinger og øvrige officielle møder, som bestyrelsen/dele af bestyrelsen deltager i. Fremsendes først i udkast, der kommenteres af bestyrelsen, derefter i endelig form
- udføre generel sekretærvirksomhed til støtte for bestyrelsens medlemmer
- webmaster (denne funktion varetages i nuværende bestyrelse af Asger Rasmussen)
Kassererens funktionsområde :
- kontakt til regnskabs- og revisionsfirma
- registrere/videresende indbetalinger
- ansvarlig for gentegning og forhandling af forsikringer
- foretage nødvendige udbetalinger og sørge for formandens attestering heraf
- videresende alle bilag til regnskabsfirma
- udsende opkrævning på ejerbidrag og registrere disse
- modtage meddelelse om ejerskifte fra formanden (og evt. fra ejendomshandlere) – informere regnskabsfirma (opkrævning af ejerbidrag) udsende rykkerskrivelser
- kontakte advokat vedrørende inkassosager
- i samarbejde med regnskabsfirma udarbejde regnskab
- i samarbejde med resten af bestyrelsen (og revisor) udarbejde budget
Områdeansvarliges funktionsområde:
- kontakt til Michael Pedersen
- vinterlukke Depot (lukke vand af) – afkoble opvaskemaskine og frostsikre den, sørge for at ventil til vandvarmer er lukket
Holde opsyn med:
- fælles veje
- legeredskaber
- branddaskere (denne funktion varetages p.t. af kasserer Per Jespersgaard, der afprøver og bestiller nye hvis nødvendigt)
- kloakker/dræn/pumpestationer (gennemspuling af kloakbrønde/kloaksystem 2 gange årligt samt opsyn med pumpefunktion m.m.)
- Kontraventiler renses og efterses én gang årligt.
- vedligehold af beplantning i fællesområderne
- bestilling af flisning/knusning af grenaffald fra grenpladserne efter påske
Planlægge vedligehold af ovennævnte, herunder:
- oprensning af grøft i skel ved ekstern entreprenør – samarbejde med ejere syd for os (Asger Rasmussen og Per Jespersgaard tager sig af dette p.t.)
- kontakt til Thisted Kloakservice
- I øvrigt kontakte rette personer/firmaer til vedligehold af øvrige områder og materiel.
- Informere bestyrelsen om arbejdet samt bede om drøftelser og godkendelse ved større og/eller bekostelige projekter
- I nuværende bestyrelse fungerer sekretær Mona Lagoni også som 3. områdeansvarlig, hvis der er brug for hurtig ”udrykning”
Øvrige opgaver vedr. Depot: vask af mikrofibermopper, evt. håndklæder og viskestykker samt årlig gennemgang af udstyr såsom støvsugere ( p.t. varetaget af Per Jespersgaard)